送別会の幹事が会計ですること!会費の徴収や余りはどうする?

初めて送別会の幹事を任されたけど、何をどうすればいいのか分からない!

入社1年目の新人さんが送別会の幹事を任されることもあり、困ってしまうことも多々ありますよね。

会社によっては慣例もあるので、先輩に聞くのが一番ですが、一般的に送別会の幹事がすることの中で、会費処理についてベストな方法を提案します。

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送別会で幹事の会計を楽にする最低限のこと

お金のことはキチッとしていないと後々トラブルになります。最低限、以下のことを決めておくといいです。

  • 送別会の会費の決める基準
  • 会費を徴収するタイミング
  • 会費の余りをどうするか

送別会の会費は、足りなかったり余ったりとキッチリいかないものですが、足りなくて幹事が負担! なんてことがないように、会計はしっかり!

送別会の会費の決める基準

送別会の会費は、一人あたり4,000円~5,000円くらいが一般的で、この程度でできるお店が多いですね。

送別会の主賓である退職者からは会費はいただかないのが一般的で、その分を他の参加者で割って負担することになります。

また、退職者へのプレゼントをする予定なら、その費用もプラスします。

参加人数にもよりますが、お店の費用+1,000円~2,000円くらいになりますね。

料理や飲み物は、コース料理や飲み放題にしておく方が、会費の目安が立ちやすいです。

特に、飲み物は飲んだ分だけ払うという設定にしてしまうと、最後にお店の会計をするまで割り勘金額が出ません。お酒を飲む人飲まない人で差があることで文句が出ることも。

大人数の時は、飲む飲まないに関係なく、飲み放題にした方がいいですね。

退職者の方へのプレゼントは、しなくてもいいと考える方もいますから、花束くらいにしておくと費用負担やクレームも少ないです。

参加者の中には、途中で帰る方もいるかもしれませんが、その場合でも会費は一律にしておいた方がいいです。

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送別会の会費の徴収タイミングは?

送別会の予定が決まったら、参加の有無をとり、会費も事前に徴収しておく方が良いです。

参加費を当日徴収するのはゴタゴタしますし、徴収漏れになることもあります。

事前に徴収しておけば、参加人数の把握も確実にできますので、お店の予約もしやすいですね。

また、中途参加や途中で帰る方がいたりすると、当日徴収がややこしくなってしまいます。ドタキャンされることもありますしね。

会費は全員一律、ドタキャンの場合返金しないことを納得してもらって、事前に徴収することをおすすめします。

送別会の会費の余りはどうする?

送別会の会費は収支が1円までピッタリということは、まずないでしょう。

上司から会費とは別に金一封をいただいたり、退職者の方からもお礼金をいただく場合があり、お金が余ることもあります。

なので、幹事さんは、送別会後にきちんと会計報告しないといけません。

徴収した会費、頂いた厚志、お店やプレゼントにかかった費用の収支報告とともに、残金を参加者で割って返金するといいです。

次回の飲み会の費用に充てる方法もありますが、送別会の会計は締めて精算した方が良いですね。

「○○課長や退職者の○○さんから、ご厚志を頂いたのでお金が余りましたから、お返しします。」と、参加者に返金するのが一番すっきりします。

ただ、ご厚志をくださった上司には、返金しないこと。せっかくのご厚志をお返しするような形になるので、返金するとかえって失礼になります。

まとめ

送別会の会費についての提案、いかがでしたか?

会社によっては、送別会の会費がどれくらいと暗黙の金額があるかもしれませんから、まず、先輩に尋ねてみるといいです。

幹事役、大変ですけど、徴収漏れやクレームなど、あとあとトラブルがないように会計処理してくださいね。

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